„Üdv a fedélzeten!” – köszöntjük gyakran az új belépőket. Mindenki egyéni reményekkel, és egyedi képességekkel csatlakozik egy csapathoz. Vezetőként a mi kezünkben van a kormány: olyan közösséget építünk, akik a 30 csomó feletti szélben is biztos kézzel kezelik a vitorlákat, vagy előbb-utóbb kísértet hajóvá változtatják a céget. Hogy segíthet ebben a pszichológiai biztonság megteremtése?
A csapatok természetes fejlődési folyamata
A csapatok fejlődését Tuckmann modelljével írhatjuk le egyszerűen egy-egy feladat, vagy projekt kapcsán:
- A csapat összeáll és megkapja a feladatot. A csapattagok egymástól függetlenül működnek, ha feltételezik is a jóindulatot, nem ismerik egymást eléggé ahhoz, hogy teljes mértékben megbízzanak egymásban. Sok időt fordítanak a tervezésre, információgyűjtésre, egymás megismerésére.
- Viharzás: a csapat elkezd foglalkozni a feladattal, ötleteket javasolnak, és versengés alakulhat ki ezek megvalósításáért. Ha rosszul kezelik ezt a fázist, az romboló hatással lehet a csapatra: a kapcsolatok ebben a fázisban épülnek vagy törnek meg, és egyesek talán soha nem is illeszkednek be. Szélsőséges esetben a csapat nem tud előre lépni, vagy a konszenzus keresése miatt olyan megoldások mellett dönt, ami nem garantálja a legjobb eredményt.
- Normaképzés: amikor a csapat kilép a vihar fázisból a harmonikus munkamódszerek felé mozdul el, megállapodik a működés szabályaiban és megalkotja értékrendszerét. Bíznak önmagukban, elfogadják minden egyes tagnak a csapathoz való értékes hozzájárulását, az egyes tagok nagyobb felelősséget vállalnak. Előfordulhat, hogy a csapat elbízza magát és elveszíti kreativitását vagy azt a lendületet, amely ebbe a szakaszba juttatta őket.
- A szerencsés csapatok eljutnak egy negyedik fázisba, amely lényegében a nagy teljesítmény korszaka. Ezt a szakaszt a magas szintű függetlenség, motiváció, tudás és kompetencia jellemzi. A döntéshozatal együttműködésen alapul, a véleménykülönbségeket elvárják sőt bátorítják, mivel a csapattagok közötti kommunikációban nagyfokú tisztelet uralkodik.
- A feloszlás vagy átalakulás a feladat befejezése után következik be, a csapattagok számára ez nehézséget jelenthet, különösen abban az esetben, ha állandó csoportot érint az átszervezés vagy új feladatok miatti átalakulás.
Eszközök a csapat fejlődésének segítésére
- Biztosítson átláthatóságot: A pszichológiai biztonság az összetartozás élményével kezdődik – ez minden ember egyik legalapvetőbb szükséglete. Az emberek azonban nehezen érzik úgy, hogy egy közös történet részesei, ha nem látják át a szervezetük kihívásait, a célkitűzéseket és döntéshozatali folyamatokat. Különösen a gyorsan növekvő csapatokban jelenthet kihívást a korábbi családias hangulat és áttekinthető folyamatok után az információk beszűkülése, a Big Picture (átfogó kép) elvesztése.
Hasznos lehet a célkitűzések és megvalósulási státuszuk rendszeres ismertetése, a mindenki számára látható és követhető projekttervező alkalmazások, vagy vizuális tábla bevezetése, vezetői megbeszélésekre munkatársak meghívása, kivonatok készítése és ismertetése, közös naptár létrehozása, formális és informális találkozók szervezése akár online formában is. - Segítse a csapattagok kapcsolatépítését: Miután láthatóvá tettük, mi történik a szervezetben, a közös élmények, érzelmi kötődés elősegítésével növelhetjük az együttműködést a feladatok elvégzése során is. A viharzás fázisa lerövidül, a személyes kapcsolódások hatására könnyebb nyitottá válni mások véleményére és konstruktívan megvitatni a lehetséges megoldásokat. Hasznos lehet személyes hobbik, szabadidős érdeklődések megosztása, esetleg ezekkel kapcsolatos közös online vagy offline programok szervezése.
- Építsen be kisebb napi szokásokat a visszajelzési és kommunikációs kultúra fejlesztésére: A csapat írott és íratlan szabályainak kialakulására a vezetői példamutatásnak különösen nagy hatása lehet. Például, ha fontos a működés, teljesítmény fokozás szempontjából a jó gyakorlatok, esetleges hibák összegyűjtése, érdemes ezekre vonatkozóan rendszeres visszajelzéseket kérni és megbeszélni: Hol voltunk sikeresek? Mit tehetnénk jobban legközelebb? Mit tanultunk a feladat végrehajtása során? A vezető és a kollégák egymásnak is adhatnak visszajelzést ezzel elismerve, illetve támogatva egymás munkáját és véleményét.
- Fogadja a kritikát és az ellenkező véleményeket: A negatív visszajelzések és az eltérő vélemények hatására gyakran az az első reakciónk, hogy védekezünk, vagy megpróbáljuk megindokolni, miért van igazunk. A pszichológiailag biztonságos környezet kialakítását azonban semmi sem segíti jobban, mint annak a demonstrálása, hogy az ember hibázhat és a hiba nem vonja maga után az elmarasztalást.
Érdemes őszintén megköszönni a visszajelzést és a válasz előtt végiggondolni, mit is nyerhetünk az adott helyzetben. Az ellenkező álláspontok megfontolása elősegíti az együttműködést, a konstruktív javaslatok megszületését és felajánlását a közösség javára. - Avatkozzon be, ha szükséges: A pszichológiai biztonság megteremtésének talán legfontosabb része, hogy legyen bátorságunk felemelni a szavunkat, ha valaki helytelenül viselkedik – függetlenül attól, hogy a szervezeti hierarchiában hol áll.
Egy-egy sértő viccet vagy megjegyzést leggyakrabban úgy kezelünk, mintha nem vennénk észre. Ha felszólal ezekben a helyzetekben az egészséges kultúra iránt elkötelezett, a csoport normáit támogató vezető, azzal lehetőséget kínál az adott kollégának megérteni, hogy megszegi a szabályokat. Ha nem szólal fel, azt a csapattagok csendes jóváhagyásként értelmezik.
Minden olyan kultúra, amely jóváhagyja vagy elfogadja a kiközösítést, címkézést, megbélyegzést, lélektanilag soha nem lesz biztonságos.