CoachingegyüttműködésKépzésekszemélyes fejlődéstegyélmagadért

Kommunikáljunk! … de hogyan?

Kérem tegye fel a kezét az, aki átélte már, hogy amit mond, az falra hányt borsó: akinek szánja az üzenetet, arról hatás nélkül lepereg!

Esetleg szolgáltatást vett igénybe és nem azt kapta, amit szeretett volna, pedig „megbeszélték”. Vállalkozóként csalódott ügyfelet kellett engesztelnie, bár beleadott mindent, hogy a legjobbat hozza ki a megbízásból.

Kommunikálni elvileg egyszerű: van egy adó, aki elindít egy közlésfolyamatot, információt, üzenetet sugároz, egy közvetítő közegen vagy csatornán keresztül a vevő / címzett felé. Eközben egy kódot használ, ami nem más, mint egy nyelvi vagy egyéb jelrendszer, amit mindkét fél ismer. Jó esetben a vevő is visszacsatolást ad, pontosít, kérdez, így kialakul egy párbeszéd és az üzenet zavar nélkül a kívánt tartalommal érkezik meg a vevőhöz.

Egyszerű, négy elemből álló rendszer: adó, vevő, csatorna, kód. Hogy kerül mégis a képbe a borsó?

Következzék 8 tipp, melyek segíthetnek a hatékony kommunikációban:

1. Kommunikációnknak legyen határozott célja

Amit kérünk legyen konkrét, egyértelmű, mérhető, megvalósítható, reális, cselekvés-alapú és időben behatárolható. Minél jobban megismeri a partnerünk mit is szeretnénk elérni, annál könnyebben tud ebben segítségünkre lenni. A „Szeretném, ha rendben mennének a dolgok” kívánság helyett érdemesebb például így fogalmazni: „Kérem, hogy minden kiszállításnál ellenőrizzétek a csomagok tartalmát, a szállítási dokumentumok XY szabályzat szerinti megfelelőségét, és eltérés esetén azonnal jelezzétek a problémát a raktárosnak.”

2. Használjunk olyan jelrendszert, amit mindkét fél ismer, és használni képes

A multinacionális vállalatok elterjedésével, illetve a munkavállalók mobilitásának növekedésével ma már gyakori, hogy egy adott munkahelyen, munkakapcsolatban a szóbeliséget, vagy az írásbeliséget nehezíti a közös nyelv hiánya, vagy hiányossága. Nem elég egy nyelvet megérteni, azt értelmezni is tudni kell. Gyakorlatban elterjedt módszer ezért a piktogramok és képi (álló- vagy mozgókép) eszközök használata (pl. utasítás, tájékoztatás, tiltás, munkafolyamat bemutatása, stb.). Bánjunk azonban óvatosan a jelzésekkel és győződjünk meg róla, hogy mindenki ugyanazt érti-e alatta!

3. Metakommunikáció és hangulatjelek

A kommunikáció során az üzenet átadásakor csak nagyon kis hányadért felel maga a szöveg, a tartalom. A hangsúly, intonáció, az arc és test jelzései (metakommunikáció) adja a jelentés nagy részét. Törekedjünk a személyes megbeszélésre, vagy a videokonferencia, telefon által nyújtott lehetőségekre, tekintve, hogy írásban, és főleg az egyre inkább elterjedő rövid szöveges üzenetekben sokkal nehezebb az érzelmi töltést közvetíteni. Az első hangulatjelet Scott E. Fahlman, a Carnegie Mellon Egyetem professzora használta 1982-ben, aki a kettőspont, a kötőjel és a zárójel segítségével vigyorgó fejet írt egy levélben. Ma már az emotikonok segítségével lehetőség nyílik az érzelmek valamilyen szintű megjelenítésére is. De tudjuk-e például, hogy az európai kultúrában a száj formája, míg a japánoknál a szem formája a meghatározó a hangulatjelek által hordozott üzenetek kódolásakor?

4. Hassunk minden érzékszervre

Különbözőek vagyunk, ezért más-más módon fogadjuk be és értelmezzük az információkat. Van, akinek a szóbeliség (verbális megértés) az erőssége, van, aki a leírt szöveget tudja jobban értelmezni és megjegyezni, megint mások a képi, vizuális megjelenítésre fogékonyabbak. Nem szabad megfeledkeznünk a tapintás, szaglás, ízlelés, izommozgás, vagy zsigeri érzés információ begyűjtő jelentőségéről sem. Minél több csatornán keresztül juttatunk információt a közlésünk tárgyáról a befogadóhoz, annál nagyobb valószínűséggel érjük el a várt hatást.

5. Vegyük figyelembe a kulturális és társadalmi különbözőségeket

Szintén a mobilitás hatása, hogy az egyes munka-, vagy üzleti kapcsolatok, különböző térségeket, vagy országokat kötnek össze. Nem biztos, hogy a saját közösségünkben elfogadott normák a partnerünk esetében azonosak vagy akár érthetőek. Ahogy Geert Hofstede szociálpszichológus fogalmazott: „Kulturális hátterünk olyan, mint az orrunk, nem látjuk megfelelően, de mindenki más észreveszi és furcsának találja, ha más, mint a többieké.” Segíthetjük a kommunikációt, ha partnerünkkel szemben nyitottak érdeklődőek, toleránsak vagyunk. Egy-egy váratlan vagy furcsa helyzetben érdemes magyarázatot adnunk vagy éppen kérdeznünk arról, mit miért teszünk mi vagy a partnerünk, hogy ezzel segítsük a megértést, feloldjunk esetleges konfliktusokat. Ne feledjük, hogy érzéseinket, véleményünket a felszínes ismereteken alapuló sztereotípiák befolyásolhatják.

6. Mindenki a saját szemüvegén keresztül látja a világot

A tapasztalatainkat saját agyunk a megélt (vagy elképzelt) élmények formájában raktározza. Ezért amikor valamire reagálunk, a saját belső modellünkhöz viszonyítunk. Ha megkérünk tíz embert, hogy gondoljon egy szép növényre és írja le azt, biztosak lehetünk abban, hogy nem sok hasonló leírással találkozunk majd. Előfordulhat, hogy egy napraforgót szeretnénk és egy kaktuszt kapunk. Ezt úgy kerülhetjük el, hogy pontosan megfogalmazzuk azt, amit szeretnénk, még akkor is, ha az adott helyzet egyértelműnek tűnik is elsőre. Sőt érdemes visszakérdezni, hogy partnerünk hogyan értelmezi az elhangzottakat. Egyszer megkértem a hároméves gyermekemet, hogy magyarázza el, mit jelent a távolsági autóbusz, ő egyszerűen és határozottan kijelentette: az a busz, aminek harmonika van a közepén és hosszú. Hiszen abban sokat lehet gyalogolni.

7. Törekedjünk együttműködésre

A kommunikáció minden résztvevőjének van valamilyen célja. Amennyiben az egyik félnek alacsony önérvényesítő képessége van és nem is igyekszik a másik célját sem támogatni, az együttműködésben elkerülő hozzáállása lesz. Ha a saját célok háttérbe szorulnak, de a másik fél céljait támogatja, alkalmazkodóvá válik. Amennyiben erős önérvényesítő képesség mellé alacsony segítőkészség társul, a résztvevő versengővé válik. Aki azonos mértékben hajlandó segíteni a másikat és képviselni saját érdekeit, gyakran alakít ki kompromisszumot. A legszerencsésebb, ha tudjuk is képviselni a saját érdekeinket és nyitottak is vagyunk mások problémájának megoldására, mert ekkor jöhet létre igazán jó együttműködés.

8. OKÉ vagyok – OKÉ vagy

Az önmagunkkal és másokkal kapcsolatos hiedelmeink összessége az életpozíció. A hiedelmeinket a döntések és a magatartás igazolására használjuk. Ha elfogadjuk magunkat és a másikat is, bízunk a saját képességeinkben és az övéiben is, akkor ezt a kommunikáció során is éreztetni fogjuk. Kijövünk egymással, cselekedni fogunk, hogy eljussunk valahová együtt, közösen. Ha a másikat vagy magunkat nem látjuk OKÉnak, ezt a kommunikációban is éreztetni fogjuk ellökjük, vagy elkerüljük a partnerünket. Érdemes nyitottnak lennünk és felismernünk azokat a hiedelmeket, amik gátolnak a kommunikációban. Érdemes, és Eric Berne tranzakcióanalízis elmélete szerint lehet is ezeken változtatni és új döntéseket hozni.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Ez az oldal az Akismet szolgáltatást használja a spam csökkentésére. Ismerje meg a hozzászólás adatainak feldolgozását .